Herken je dat? Veel goede ideeën om je organisatie naar een hoger niveau te brengen, maar door de waan van de dag, belanden deze plannen op een grote bult die alleen maar groter groeit.

Zo veel te doen en te weinig uren in een dag om alles uit te voeren. Lange to do lijstjes met dagelijkse werkzaamheden en de grotere projecten die betere werkprocessen en kwaliteitsverbetering moeten brengen, stranden halverwege of worden niet goed afgerond.

Maar je bent de hele dag druk met van alles en je collega’s hebben ook altijd genoeg te doen. Dus ondanks dat iedereen hard aan het werk is, wordt de berg met ideeën voor verbetering nauwelijks kleiner.

 

Er moet iets gebeuren!

Je zoekt naar structuur, maar wilt je collega’s wel vrijheid blijven geven in de manier van werken.
TopoCloud helpt je om niet in je organisatie te werken, maar juist aan je organisatie te werken. Het helpt je
om je ideeën voor een betere organisatie om te zetten naar behapbare en realistisch uit te voeren projecten.

De projectcyclus in TopoCloud werkt zo!

 

Tijd voor structuur,
creëer verbeterprojecten!

Start met het sorteren van de grote berg aan ideeën en plannen.
Je groepeert ze en creëert verschillende projecten.

Het ene project is omvangrijker dan de andere en je geeft de projecten een label. Ontwikkel je compleet iets nieuws binnen je project? Wil je een nieuwe manier van werken implementeren? Ga je juist een huidig proces verbeteren of ligt het doel voornamelijk bij het borgen van bestaande kennis?

Door het beantwoorden van een aantal basisvragen (SMART) schrijf je het plan. Dit is je fundament.

Zo wordt een solide basis gecreëerd waarmee je het project
inclusief kaders en verwachtingen kunt overdragen aan een
projectverantwoordelijke. Dit zijn mensen binnen je team met
eigen expertises. Je bespreekt het plan en ze gaan aan de slag.

 

De volgende stap; milestones

De projecteigenaren verfijnen het projectplan en creëren milestones.
Dit is een volgende verdiepingsslag binnen het project. Welke onderdelen zijn er wanneer nodig om het einddoel voor elkaar te krijgen?
Ze plaatsen deze milestones op maandniveau in de planning, selecteren een uitvoerende persoon of groep en kunnen hier indicatoren aanhangen om inzicht te krijgen in budget, uren of storypoints. Zo is per maand duidelijk wat er moet gebeuren en is de voortgang ook
per maand inzichtelijk en te evalueren.

 

Tijd voor actie(s)!

Per maand worden de milestones opgedeeld in Do’s. Deze acties bespreekt de projectverantwoordelijke met het team en samen pakken ze de acties op. Door te scrummen is er overzicht in openstaande, actieve en afgeronde taken en geef je verantwoordelijkheid en vertrouwen aan je team.

Zijn de taken van deze maand klaar, dan maak je direct een korte tussenevaluatie. Dit kan handig in 1 overzicht via het Dashboard.

 

Check en Act!

Zijn alle milestones van een project afgerond? Maak dan een eindevaluatie en activeer de borgingstaken. Borgingstaken zijn reminders om de opbrengst die je uit dit project gehaald hebt, up-to-date te houden in de komende jaren. Je project is afgerond, geborgd en alle voortgang is gedurende het gehele project automatisch opgenomen in je rapportage.

Met deze projectcyclus in TopoCloud zorg je dat je op een gestructureerde en motiverende manier je ideeën omzet naar realiseerbare projecten en je samen werkt aan het verbeteren van je organisatie.